Jak dlugo nalezy przechowywac kopie paragonow z kasy fiskalnej

Każda osoba prowadząca własną działalność gospodarczą musi gromadzić sporo dokumentów w swym biurze. Ci, którzy posiadają kasy fiskalne, muszą pamiętać o dodatkowej dokumentacji – ściśle powiązanej z pracą takiego urządzenia rejestrującego. Dokumenty takie mogą być sprawdzane w trakcie kontroli z Urzędu Skarbowego, a ich brak może skutkować nałożeniem kary.

Tak jest m.in. w przypadku paragonów z kas fiskalnych, których kopie należy przechowywać przez okres 5 lat. Takie dowody kasowe są dla urzędników sprawą bardzo ważną. Dlaczego? Bo w chwili, gdy przedsiębiorca świadczy usługi na rzecz osób fizycznych, taki paragon jest w zasadzie jedynym dowodem potwierdzającym daną transakcję. Dla urzędników, odpowiedzialnych za kontrolę naszych podatków, jest to zatem źródło wielu cennych informacji. Zgromadzone kopie paragonów są dla przedsiębiorcy potwierdzeniem, iż z jego strony nie dochodzi do zaniedbań, a dokonywane w jego firmie transakcje są rejestrowane.
Kopie paragonów z kasy fiskalnej należy przechowywać dość długo, w związku z czym rodzi się pytanie-jak przechowywać te ważne dokumenty w prawidłowy sposób? Najłatwiej mają ci przedsiębiorcy, którzy korzystają z kas fiskalnych pozwalających na tworzenie elektronicznych kopi paragonów. Jak jednak przechowywać paragony w formie papierowej? Przede wszystkim należy je przechowywać w miejscu suchym i bezpiecznym, w zamkniętym pojemniku lub w szczelnych teczkach. Warto kupować papier do kasy fiskalnej dobrej jakości, aby druk po czasie nie wyblakł. Warto pamiętać o zachowaniu chronologii. Jeśli paragony będą uporządkowane według lat i miesięcy, łatwiej będzie zachować nad nimi kontrolę oraz utrzymać porządek w takiej dokumentacji. Przedsiębiorca będzie przecież widział, które paragony już może zniszczyć, a które musi jeszcze zachować. Chronologiczne układanie kopert, teczek lub pojemników z kopiami paragonów ułatwia też sprawę w trakcie kontroli i jest dowodem na to, że w danym sklepie lub punkcie usługowym panuje idealny porządek-przynajmniej w zakresie spraw związanych z gromadzeniem i przechowywaniem dokumentacji.


POLKAS
Pasternik 94, 31-354 Kraków
12 634 05 44
http://www.polkas.pl